Pelatihan Digitalisasi Sistem Administrasi Surat Menyurat bagi Aparat Desa Sambulangan Berbasis Google Form dan Sheets

Abstract

Pelayanan administrasi persuratan di Desa Sambulangan selama ini masih sangat bergantung pada sistem pencatatan buku besar konvensional. Kondisi tersebut memicu permasalahan utama berupa lamanya waktu pencarian arsip, rentannya kerusakan dokumen fisik, serta penumpukan antrean warga di balai desa. Untuk mengatasi permasalahan mitra tersebut, kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini mengusulkan penerapan inovasi digitalisasi layanan persuratan mandiri berbasis komputasi awan. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah memangkas waktu birokrasi persuratan sekaligus meningkatkan kompetensi teknologi para perangkat desa. Pelaksanaan program menggunakan metode penelitian tindakan partisipatoris yang dipadukan dengan pelatihan interaktif, di mana perangkat desa dilibatkan secara langsung mulai dari tahap perancangan hingga simulasi operasional sistem pembuatan surat keterangan tidak mampu. Hasil kegiatan menunjukkan capaian yang sangat positif pada berbagai aspek. Secara sikap, terjadi peningkatan drastis pada literasi digital perangkat desa dalam mengelola basis data secara mandiri, yang dibuktikan dengan lonjakan tingkat pemahaman dari rata-rata 24% pada pre-test menjadi 88% pada post-test. Secara sosial budaya, terbangun pergeseran kebiasaan warga yang kini lebih adaptif menggunakan layanan mandiri melalui telepon pintar. Secara ekonomi, instansi desa mampu menekan pengeluaran belanja alat tulis kantor secara terukur. Kesimpulannya, implementasi digitalisasi persuratan ini terbukti berhasil menciptakan tata kelola pemerintahan desa yang jauh lebih efisien, transparan, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.